El fraude interno en las empresas es algo que se debe tener muy en cuenta al realizar un proceso de selección de personal, pues de un proceso seguro puede depender que este tipo de ilegalidades no ocurran en un futuro dentro de la empresa.
Conozcamos un poco acerca de sus características y qué tipos existen.
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¿Qué es un fraude interno?
El fraude interno son delitos ejecutados por los empleados de la empresa, que aprovechan su puesto de trabajo para la manipulación de datos o sistemas en su beneficio, realizando una apropiación indebida de bienes o recursos mediante gestiones falsas, engaños o desvíos malintencionados.
Este tipo de fraude tiene mucha relación con el nivel de control percibido por los trabajadores en cuanto a sus gastos. Comúnmente los procesos de análisis y revisión de gastos reportados pueden ser lentos y costosos, por lo que los supervisores encargados de esta tarea suelen trabajar realizando análisis demasiado superficiales que no llegan a la raíz.
Este fenómeno puede afectar a cualquier empresa y es un excedente de gastos que se debe eliminar.
Causas del fraude interno en las empresas
Las causas del fraude interno pueden ser muchas, sin embargo, entre las principales está la falta de estructura en las organizaciones, y esto puede contribuir a que los empleados hallen ciertas facilidades para abusar de sus atribuciones. Aunque se podría decir que la causa más común es la falta de valores y ética en el personal que ejecuta las actividades fraudulentas.
Ante un fraude interno, lo principal es tener evidencia sólida y fidedigna del mismo, y documentarla. Una vez demostrado el fraude, lo importante para tomar la decisión es el hecho y no el importe del fraude. Esto es especialmente importante, ya que la actuación ágil y contundente de la empresa frente a estas situaciones es la mejor medida preventiva.
Tipos de fraude interno
Hay varios tipos de fraude interno, sin embargo, podemos definir 5 de los más comunes a continuación:
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Documental
Este tipo de fraude interno sucede cuando el documento aportado como justificante no cumple las condiciones reglamentarias por quien lo emite para ser considerado un tique o una factura válida.
Para que se trate de un documento válido, generalmente deben cumplir requisitos como, por ejemplo: la correcta numeración de la factura o tique; los datos completos del emisor de la factura; el importe con los impuestos obligatorios debidamente desglosados; fecha y lugar de emisión; descripción completa de los productos adquiridos; etc.
Estos y otros requisitos deben ser revisados detenidamente por el auditor o persona responsable de ello, para verificar que todo esté en orden, su correcta composición, estado y legibilidad de los mismos.
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Cronológico
El fraude de tipo cronológico se da por una falta de coincidencia entre la fecha de la nota de pago con el día en que efectiva o supuestamente tuvo lugar el gasto. Generalmente se trata de gastos de alimentación, alojamientos y billetes que no coinciden en tiempo o lugar con el desplazamiento realmente realizado.
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Exceso de gasto
Esto puede suceder cuando los gastos presentados por el trabajador no se ajustan a los límites establecidos por las políticas de viaje de la empresa, excediendo el máximo autorizado. Las empresas pueden establecer los límites por gasto, por categoría (hotel, alimentación, gasolina, etc.) por día y/o por kilometraje. Aquí también se podría incluir el tipo de fraude interno que se realiza al no tener en cuenta los anticipos hechos por la empresa.
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Compra de artículos no compliance
Este tipo de infracción no es tan frecuente, pero puede suceder que el empleado adquiere un producto sin autorización previa de la empresa, lo cual puede ir desde un cargador de móvil hasta equipos de mayor valor.
Generalmente son acciones que no se han realizado por la vía reglamentaria, sino que se ha reflejado el gasto en una nota de viaje, cuando lo estipulado por la compañía hubiese sido adquirir el producto por otra vía u otra partida de gastos.
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Por presentación del gasto fuera de plazo
La mayoría de empresas tiene estipulado en su política de viajes un plazo o tiempo límite para que el empleado presente sus notas de gastos correspondientes, por lo que, todas aquellas notas presentadas una vez vencidos los tiempos límites no serán aceptadas como gastos reembolsables y deberán ser asumidos por el trabajador.
Conclusión
El fraude interno es muy común en las empresas, y es importante que todas cuenten con mecanismos y procedimientos de investigación, así como correctivos en caso de detectar una infracción de este tipo.
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