Validar proveedores es un paso clave de evaluación para prevenir riesgos en toda empresa, pero, ¿por qué es tan importante? La prevención de riesgos se compone de muchos pasos, métodos, herramientas y enfoques, que de forma integral ayudan a mantener protegida la entidad de amenazas que puedan afectar su correcto funcionamiento. En este punto, la validación de proveedores es una parte fundamental de todo el proceso.
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Importancia de validar proveedores para prevenir riesgos
Principalmente, validar proveedores es una de las mejores formas de prever riesgos involucrados en el hecho de establecer una relación comercial, ya que, al no conocer al proveedor, esta validación le ayudará a determinar su nivel de confiabilidad y estabilidad, y, por ende, a identificar cualquier riesgo asociado con su contratación.
Una gestión eficaz de los riesgos intenta controlar y reducir tanto la posibilidad de que ocurra un riesgo, como su impacto. Evitar riesgos operativos es sinónimo de una buena gestión de riesgos, la cual comprende la identificación, el estudio y la respuesta a los parámetros de riesgo que forman parte de la vida de una organización.
Es importante validar que los proveedores potenciales cuenten con los procesos adecuados, así como las evidencias de su cumplimiento, esto acompañado de los planes de acción para cerrar las brechas identificadas.
Asimismo, al validar proveedores, las empresas pueden contratar a aquellos que tengan mayor nivel de confiabilidad y una buena reputación de mercado: el activo intangible de mayor relevancia que tiene toda empresa, puesto que se traduce en nombre, prestigio y posicionamiento sobre la competencia. Por lo que es fundamental la adquisición de productos y servicios de forma segura, para evitar cualquier tipo de proceso fraudulento.
La validación de proveedores ayuda a optimizar costos, ya que, por lo general, los procesos de contratación de proveedores acarrean costos que las empresas deben asumir. De forma que con una validación previa, las organizaciones pueden tener una idea de la capacidad que tienen sus proveedores de cumplir con las expectativas y los requisitos de la empresa, y se evitan malas contrataciones.
Realizar una validación de proveedores también puede proporcionar datos importantes para conocer si las prácticas empresariales de los proveedores están en sintonía con las de la empresa y si comparten una ética empresarial similar, lo que ayudará a alcanzar estándares que sean de igual importancia para ambos involucrados.
Al evaluar y auditar a los proveedores se obtienen los recursos para averiguar cuáles son las áreas de mejoramiento en la cadena de suministro y, en consecuencia, abordar los eslabones débiles, a través de sistemas de medición cuantitativa confiable para descubrir qué se necesita para mejorar y encontrar métodos para lograrlo.
¿Qué riesgos se pueden prevenir al validar proveedores?
Los riesgos asociados a los proveedores pueden afectar a cualquier empresa que dependa en gran medida de la cadena de suministro para cumplir con sus contratos. Los incidentes de este tipo pueden ocasionar efectos negativos que pueden ser críticos para la empresa, dependiendo del papel que cumpla el proveedor asociado al incidente.
Cuando por alguna acción del proveedor, ocurre una interrupción del servicio al cliente, este último podrá asumir que cualquier problema que presente el servicio es responsabilidad directa de la empresa contratante. Por lo que está en juego la percepción que tiene el cliente de la misma.
Este tipo de riesgos pueden ser aún más críticos en empresas de servicios financieros, la industria energética y el sector público. Y es que, en definitiva, el deterioro de la reputación y la imagen de la empresa contratante puede ocasionar una serie de consecuencias, como la fuga de clientes y, para las empresas con presencia bursátil, la caída del valor en la bolsa.
Por otra parte, cuando se ve interrumpida la cadena de suministro a causa de algunos proveedores, se pueden desencadenar una serie de problemas que pueden afectar, además, a otros proveedores o arriesgar la pérdida del producto.
Pueden, incluso, generarse riesgos de tipo legales asociados a la infracción de la ley y normativa vigentes, donde tanto el proveedor como la empresa contratante pueden acarrear con consecuencias como multas, pérdidas de ingresos y otras. Todo esto se puede evitar al validar proveedores de forma adecuada.
Conclusión
Validar proveedores es un proceso imprescindible para evitar riesgos de tipo legal, reputacional, operativo, y más. Con este proceso se obtienen las herramientas necesarias para identificar y abordar adecuadamente los riesgos potenciales, ya que una vez que se han identificado, será mucho más fácil aplicar las medidas adecuadas para mitigarlos.
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